Digitale Kanzlei, Handhabung Posteingang

[Bro]

Hallo zusammen,

ich suche Erfahrungswerte mit externen Posteingangsdienstleistern (z.B. Caya) im Kanzleialltag. Meine Kanzlei ist vollständig digital aufgestellt und ich könnte theoretisch auch Full Remote arbeiten. Leider kommen aber hin und wieder Briefe von Kollegen, Versicherern usw. in analoger Form an. Daher überlege ich, den Posteingang an einen Dienstleister auszulagern. Als Berufsgeheimnisträger haben wir natürlich andere Anforderungen als „normale“ Unternehmen.

Ich freue mich auf eure Gedanken hierzu.

Bei meinem alten Arbeitgeber hatten wir Briefkästen bei anderen Kanzleien (damit wir dort Standorte angeben können). Die haben uns dann das Zeug eingescannt und geschickt. Was die dafür bekommen haben, weiß ich nicht. Mit extra darauf spezialisierten Dienstleistern habe ich auch keine Erfahrung. Aber da wirds schon irgendeine Vereinbarung geben, die unserer Berufsgeheimnisträgerei genügt.

Die externen Dienstleister machen es genauso.

@TE: schau mal in die Literatur zur Kanzleiorganisation. Dort wirst du sicherlich Informationen und Mustervereinbarungen finden, bei denen du siehst, was vertraglich enthalten sein muss. Ungewöhnlich ist dein Vorhaben jedenfalls nicht. Es gibt diverse kleine und größere Anbieter, die sowohl Telefonservice, Schreibservice und Postservice auch speziell für Rechtsanwälte anbieten. Die großen werden sicherlich bereits rechtskonform arbeiten. Bei der ReFa, die sich mit ihrem Schreib- und Postservice selbständig gemacht hat, musst du vermutlich eher nochmal drüber gucken, dass sie alles beachtet hat.

Welche Literatur meinst du genau?