Ref-Platz annehmen

[Aequita]

Hallo, ihr Lieben! 

Ich habe mich für November in Thüringen beworben und in der Eingangsbestätigung stand, dass die Zuteilung voraussichtlich in der 35. Kalenderwoche erfolge. Diese ist ja nun fast vorbei. Ich fahre nächste Woche Freitag für zwei Wochen in den Urlaub und mache mir nun Sorgen, dass der Brief dann ausgerechnet in dieser Zeit eintreffen könnte. Ich habe zwar Mitbewohner, die mir dann Bescheid geben könnten, mache mir aber Gedanken, ob ich den Platz dann auch annehmen kann, von weiter weg. Wie genau erfolgt denn die Annahme? Ich weiß, man hat nur 10 Tage Zeit. Ist in dem Brief dann ein Schreiben, was man zurück schicken muss, oder kann man den Ref Platz auch per Anruf oder Email annehmen? 

Vielen Dank für eure Hilfe.